Com certeza você já ouviu falar de assinatura digital, ainda mais vivendo no mundo tecnológico que vivemos hoje. Ela é o futuro. No período em que vivemos, onde o trabalho remoto ganha cada vez mais espaço, o uso das assinaturas digitais têm crescido muito. Mas você sabe o que é assinatura digital e os tipos e sua validação jurídica?

De antemão, a assinatura digital é uma tecnologia utilizada para autenticar documentos eletrônicos, ou seja, que não estão no papel. Um exemplo são os arquivos em PDF, algo muito comum hoje em dia. 

Basicamente, a assinatura digital utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os usuários, proteger as informações pessoais e conferir validade jurídica. Nesse texto, você entenderá tudo sobre elas!

O que é assinatura digital? 

Podemos definir a assinatura digital como uma técnica que utiliza criptografia para garantir a integridade e segurança dos documentos. Mas como ela surgiu e por que é tão usada? Com o aumento da tecnologia, os documentos migraram cada vez mais para o ambiente digital. Com isso, surgiu a necessidade de autenticá-los e de validá-los. 

A assinatura digital pode ser usada em contratos, procurações, laudos médicos, atestados, entre outros documentos. Vários processos, então, se tornam muito mais simples.

Além da facilidade, a possibilidade de fazer uma assinatura digital ainda poupa as empresas de gastos desnecessários. Ela oferece arquivos em PDF, DOC e outros formatos com a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório.

Formatos de assinatura digital

A assinatura digital possui diferentes formatos dependendo das informações adicionais contidas nas assinaturas. É importante, portanto, conhecer esses formatos antes de validar qualquer documento.

Curto prazo

A assinatura digital de curto prazo é utilizada quando precisamos de uma assinatura simples para ser validada em um período curto. Aqui, são utilizados os dados da assinatura e a sequência de código.

Longo prazo

Quando precisamos de uma assinatura para ser validada em um período mais longo, utilizamos a assinatura digital de longo prazo. Aqui, a referência temporal é mais segura.

Validação completa

A validação completa é utilizada quando precisamos de todas as informações necessárias para validar um documento a qualquer momento. É mais completa. Ela possui referência de tempo, da cadeia de certificação e de referências de revogação.

Os artefatos adicionais para realizar a validação, aqui, são incluídos no pacote da assinatura. Isso permite que as informações sejam acessadas mesmo que não estejam mais disponíveis de forma online.

Arquivamento

Esse formato de assinatura deve ser escolhido quando você precisa conservar uma assinatura por muitos anos. O arquivamento contém todos os itens contidos nos anteriores, com segurança de arquivamento por longos períodos. Essas informações são protegidas por carimbos de tempos adicionais.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um termo amplo que envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação. Portanto, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Mas atenção: toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda eletrônica é digital.

A assinatura eletrônica envolve desde a digitação de um código de segurança ao realizar uma transferência bancária até um certificado digital. As vantagens de ser uma forma mais barata e fácil de validação de um documento também são aplicadas para outros tipos de assinatura eletrônica. 

Tipos de assinatura no meio eletrônico

As assinaturas eletrônicas, assim como as assinaturas digitais também são compostas de diferentes tipos. Nesse caso, também é muito importante que você entenda todos os formatos antes de validar qualquer tipo de documento.

Assinatura eletrônica simples  

A assinatura eletrônica simples, também conhecida como assinatura eletrônica básica, é destinada às transações de baixo risco, que não envolvem informações muito sigilosas. 

Nesse formato, a pessoa que assina o documento, ou seja, o signatário, não precisa de um certificado digital para validar a assinatura. O sistema sozinho consegue identificar a pessoa através do RG, CPF e nome completo. Para utilizar a assinatura eletrônica simples, o usuário precisa apenas realizar um cadastro online.

Assinatura eletrônica avançada  

A assinatura eletrônica avançada, como o nome já diz, é mais avançada e segura do que a anterior. Nesse caso, o signatário precisa de um certificado digital para validar a assinatura. Porém, ele não precisa necessariamente ser emitido pela ICP- Brasil.

Diferente da assinatura eletrônica simples, a avançada verifica previamente as informações do signatário a partir da validação biométrica e as protege por chaves criptografadas, o que a torna mais segura. 

Assinatura eletrônica qualificada 

A assinatura eletrônica qualificada é, com certeza, a forma mais segura de validar um documento. O principal responsável por essa segurança é o fato dela utilizar um certificado digital validado pela ICP- Brasil. 

Ela, inclusive, é o tipo de assinatura eletrônica obrigatória por lei em todas as transações e documentos digitais realizados pelo poder público, ou seja, emissão de notas fiscais eletrônicas com exceção daquelas em que o emitente seja pessoas físicas ou microempreendedores individuais. Essa assinatura também é obrigatória na transferência e nos registros de bens imóveis.

Validação da assinatura digital e eletrônica 

A validade jurídica das assinaturas digitais e eletrônicas foi instituída pela MP nº 2.200-2/01. Para conferir, é possível utilizar programas que verificam se a assinatura possui ou não validação. Esses programas são encontrados facilmente na internet.

Em junho de 2020, foi criada a MP 938/2020, uma nova Medida Provisória que definiu os critérios e parâmetros para utilização da assinatura digital, destacando qual tipo de assinatura é ideal para diferentes documentos. Em setembro do mesmo ano, a medida foi modificada para Lei 14.063.

Validação da assinatura digital em outros países 

Em outros países, foram criadas as “ICP ‘s”, a fim de estabelecer uma cadeia de confiança nacional para a emissão de documentos com esse tipo de validação. Porém, quando o documento é assinado em outro país, a situação muda.

Para conseguir o reconhecimento bilateral entre as assinaturas dos dois países, é necessário um acordo de reconhecimento mútuo de assinaturas digitais. Portanto, os documentos são validados em ambos países, eles devem ser assinados por certificado digital provido por uma infraestrutura credenciada em um dos dois países. 

Agora que você já sabe o que é assinatura digital, você pode utilizá-la em seus documentos. Para te ajudar nisso, você pode utilizar a plataforma DocSales. A empresa possui uma ferramenta de assinatura digital, o Esign, e ferramentas para times comerciais com CRM e automação de vendas (DocGen).