Sobre o Vasco da Gama
Clube com 122 anos de história, com muito tradicionalismo, inclusive, em práticas administrativas internas.
As práticas administrativas são regidas por estatuto, o qual pouquíssimas vezes foi alterado.
Procedimentos administrativos, em sua maioria, ainda são feitos de modo tradicional e manual.
Desafio:
No setor de comunicação/secretaria é onde havia o maior gargalo processual, pois como o setor cuida diretamente dos processos e ações envolvendo os associados, as rotinas não tinham sinergia com os avanços tecnológicos e inovativos já existentes na vida dos associados através de outros serviços.
Nos processos de remissão (isenção de pagamento de mensalidade) e transferência de título (repasse do título de sócio à outra pessoa), eram exigidas assinaturas físicas e entregas de documentos na sede do clube, onerando o tempo dos sócios e prepostos.
Solução:
Passamos a buscar uma solução para que as assinaturas físicas pudessem se tornar digitais. Queríamos uma solução confiável legalmente e que apresentasse um nível de facilidade alto quanto ao layout e trâmites.
“As soluções existentes no mercado atualmente pecam por exagerar nos parâmetros e nas funcionalidades, deixando afastados possíveis clientes que prezam por agilidade e menos complexidade.” Afirma Johnny Hederson, Gerente de inovação e responsável pela implantação do projeto de transformação digital da secretaria do clube.
Já para Danillo Bento, VP de Comunicação do clube:
“A gestão atual está mudando totalmente a forma como nos comunicamos com os sócios. Nosso time de atendimento na secretaria do clube tem se mostrado bastante disposto a mudar suas rotinas com a implementação de novas tecnologias, por isso, trazer soluções que são práticas, didáticas e limpas, aumentam exponencialmente a curva de aprendizado de todos e consequentemente impactam na satisfação positiva do associado.”
Isso tudo posto, a DocSales foi escolhida pela facilidade na contratação (tudo via site), facilidade na implementação, pelo layout totalmente clean e intuitivo, objetividade da plataforma, preço justo e ótimo suporte.
Resultado:
Como resultado, vemos uma maior agilidade dos colaboradores da secretaria em preparar, enviar e finalizar os processos de remissão e transferência de títulos, economizando em torno de 48 horas em cada caso, além de garantir que todos sigam estritamente o processo definido no estatuto, que por sua vez exigia que esses documentos tivessem firma reconhecida em cartório, o que foi eliminado, pois a nova legislação de assinatura eletrônica dá a devida validade jurídica dispensando a autenticação de documentos.
Por fim, Felipe Siqueira, diretor de atendimento da secretaria, comemora o fato dos associados seguirem elogiando bastante a iniciativa, em especial durante a pandemia do COVID-19 pois tudo pode ser feito de casa, sem necessidade de deslocamento a secretaria do clube.
